Tenir un journal quand on encadre pour la première fois

Devenir manager, c'est la première fois que la plupart des gens occupent un poste où ils ne peuvent pas savoir s'ils s'en sortent. La boucle de retour dure des mois, le travail consiste en conversations, et il y a rarement quelque chose en fin de journée que l'on puisse montrer.

C'est aussi étonnamment solitaire, parce que l'essentiel de ce qui se passe ne peut pas être discuté avec l'équipe, ni souvent avec les pairs.

Écrivez la conversation que vous redoutez

Avant une conversation difficile, écrivez trois choses : ce que vous devez réellement dire en une phrase, ce que vous craignez d'entendre, et ce que vous ferez si vous l'entendez.

La plupart des mauvaises conversations d'encadrement dérapent parce que le manager a adouci la première phrase jusqu'à la rendre inattaquable. L'écrire sans détour, là où personne ne l'entend, permet de savoir si vous êtes bienveillant ou si vous fuyez l'inconfort.

Une note par personne

Pas un dossier d'évaluation. Quelques lignes après chaque entretien individuel : ce qui a été dit, ce qui semblait préoccuper, ce que vous avez promis.

C'est l'habitude la plus rentable du métier. Elle attrape ce que quelqu'un a mentionné deux fois en six semaines, ce qui est en général la façon dont une démission s'annonce. Et elle fait que vous tenez vos promesses, ce que les gens veulent surtout dire quand ils disent qu'un manager est bon.

Séparez la décision du résultat

Les décisions d'encadrement sont jugées à leurs résultats, ce qui est injuste dans les deux sens. Un mauvais choix peut bien tourner et un choix soigneux peut mal finir.

Écrivez la décision et votre raisonnement sur le moment, avant de savoir. La relire après coup est la seule vraie façon d'apprendre à juger. Sinon, vous absorberez comme leçon ce qui s'est produit, y compris les mauvaises leçons.

Repérez ce que vous évitez

Tout manager a une file d'attente de choses non faites : la personne en difficulté, la conversation avec un pair, la décision qui va contrarier quelqu'un.

Écrivez cette liste chaque semaine. Non pour vous accabler, mais parce que les points évités sont presque toujours ceux qui comptent le plus, et qu'ils ne se manifestent jamais tout seuls. Ils deviennent simplement, en silence, le problème d'autres personnes.

Commence ton journal privé ce soir.

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Écrivez ce que vous devenez

Les nouveaux managers changent, parfois en quelqu'un qu'ils n'auraient pas apprécié un an plus tôt. Plus sur la réserve. Plus prompts à défendre une décision qu'ils n'ont pas prise. À l'aise pour dire des choses qui les faisaient soupirer avant.

Une partie est de la croissance, une autre de la dérive. On ne fait la différence que face à une trace écrite. Notez, au premier mois, le manager que vous disiez vouloir être. Relisez-le chaque trimestre.

Questions pour la première année

• Qu'ai-je vraiment besoin de dire à cette personne, en une phrase ?
• Qu'est-ce qui semblait préoccuper chacun de mes collaborateurs cette semaine ?
• Qu'ai-je décidé cette semaine, et quel était mon raisonnement avant de connaître l'issue ?
• Qu'est-ce que j'évite, et combien cela coûte-t-il ?
• Suis-je encore le manager que je disais vouloir être au premier mois ?

Cela n'a pas sa place sur les systèmes de l'entreprise

Des notes sur le moral de votre équipe, votre lecture d'un collègue, vos doutes sur une décision venue d'en haut : rien de tout cela ne doit vivre dans un document professionnel, un ordinateur de fonction ou un endroit où cela pourrait être découvert, même dans une entreprise de confiance et surtout au sujet de personnes qui n'ont pas consenti à être écrites.

Innera garde chaque histoire chiffrée sur votre appareil, et c'est là qu'appartient la version honnête de votre première année à encadrer des gens.